Cơ chế hoạt động phần mềm gửi email hàng loạt

Cơ chế hoạt động của email marketing có thể được biểu thị qua sơ đồ sau :
- SMTP server
- Xác thực domain thông qua hệ thống đánh giá email
- Phần mềm gửi email hàng loạt
Cùng làm rõ các khái niệm tạo nên cơ chế vận hành email marketing trong các phần dưới đây

1. Hệ thống Email server (SMTP server)
Kiến thức Email Marketing cần nắm trước hết là hệ thống máy chủ. Email server là hệ thống máy chủ thư điện tử, dùng để gửi và nhận thư điện tử. Mỗi email được gửi đi thông qua máy chủ để đi đến người nhận. Nếu không có các máy chủ này, bạn sẽ chỉ gửi email cho những người có tên miền trùng với tên miền email của bạn. Hệ thống SMTP server sẽ giải quyết các vấn đề như email bị virus, spam, blacklist, không check được webmail.

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ SMTP khá tốt cho việc gửi email marketing. Chẳng hạn như Amazon SES, Getrespone, Sendgrid, Mailchimp…

2. Hệ thống đánh giá email (Verify domain email)
Bước này nhằm xác thực domain, đánh giá uy tín của người gửi tin, nguồn tin, các kết quả tiêu cực (nếu có). Phần này rất quan trọng bởi nó có thể nâng cao tỷ lệ email rơi vào inbox. Thông qua hệ thống đánh giá lọc thư rác, chặn tin nhắn rác rơi vào inbox.

Có hai phương thức để phát hiện email giả mạo là SPF (Sender Policy Framework) và DKIM (DomainsKey Identified Mail). Đây là các hệ thống đánh giá email, phát hiện email giả mạo nhờ vào cơ chế kiểm tra domain. Và hệ thống máy chủ gửi tin nhắn của email gửi đến có được xác thực quyền bởi người quản trị domain. Spammer thường sử dụng địa chỉ email giả mạo để gửi. Nên các phương thức xác nhận này được xem như một kỹ thuật để loại trừ Email Spam.

3. Phần mềm gửi email hàng loạt
Trong hệ thống kiến thức Email Marketing, hẳn các bạn đã nghe đến nhiều về phần mềm email. Email phải được gửi đi từ SMTP server và được xác thực domain cùng email. Phần mềm gửi email đóng vai trò trung gian, là công cụ kết nối giữa máy chủ với người dùng. Người sử dụng soạn thảo nội dung, nhập data lên phần mềm email. Sau đó, SMTP sẽ nhận lệnh chuyển email đi hàng loạt tới danh sách người nhận theo dữ liệu phần mềm đẩy lên.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm gửi email hỗ trợ cho việc gửi email hàng loạt. Phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay là TOP Email Marketing. Sau đó đến Ultramailer, A23, Solid… Hoặc hoạt động trên giao diện web như Zentamail… Mỗi công cụ đều có tính năng và mức giá khác nhau. Tuy nhiên, cấu trúc và cách thức chung sẽ không có nhiều thay đổi. Đơn cử các marketers có thể tìm hiểu phần mềm TOP Email Marketing. Phần mềm này được xếp hạng TOP 1 trong đánh giá 5 phần mềm gửi email tốt nhất.