RFP meeting - Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal. Khi bạn tham dự một RFP meeting cũng là lúc đang bắt đầu một quy trình đấu thầu cho việc tổ chức event.

Khách hàng có thể thông qua RFP có thể có 4 đánh giá về agency về năng lực công ty, khả năng cung cấp dịch vụ của công ty… Đây cũng là một trong 3 tiêu chí quan trọng để quyết định có lựa chọn agency đó hay là không.

tổ chức lễ khai trương showroom

Nội dung của một bản RFP cơ bản thường chứa đựng nhiều thông tin về khách hàng, một vài thông tin về yêu cầu của họ để làm căn cứ cho agency chuẩn bị một proposal tương ứng.

một vài nội dung về RFP meeting

nhiều công ty lớn ở Việt Nam hiện nay khá chuyên nghiệp, họ chuẩn bị một cách thức rất chu đáo phải hỗ trợ rất lớn cho 5 người nhận RFP lĩnh hội thông tin, do đó rất thuận tiện để có thể hoàn thành nhiều proposal perfect.

cong ty to chuc su kien tat nien



Tuy nhiên, 5 công ty vừa và nhỏ lại không chuyên nghiệp và còn mơ hồ về nội dung này. nên khi họ nên thực hiện một sự kiện nào đó thì họ chỉ đơn giản là trình bày một vài thông tin rồi giao phó cho Agency, còn mình họ thì dường như hoàn toàn bị động.

Dưới đây là một cấu trúc tương đối thông dụng của một RFP. Tuy nhiên, tùy theo từng event mà bạn có thể chọn những nội dung chủ yếu để trình bày trọng tâm hơn, cụ thể là những vấn đề sau:

Công ty mời thầu là ai?

Sản phẩm hoặc dịch vụ đó là gì?

Sau khi tổ chức event nên làm được thứ gì?

Thông tin cơ bản về nội dung sự kiện: đích đến, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham gia mục tiêu...

Ý tưởng, thông điệp cần truyền tải

5 hoạt động cơ bản cần có

một vài yêu cầu cơ bản đối với nhà thực hiện

một số yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ nên nên có, MC nên nên mời, địa điểm cần nên chuẩn bị, những tiện ích cần có...

rủi ro truyền thông

Giới hạn ngân sách

Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp, thực hiện một số hạng mục nào trong số một số hạng mục nên làm ở sự kiện này

Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu

4 khách hàng, chương trình tiêu biểu/ hơi giống mà agency/supplier đã làm

Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...

Gởi proposal này cho ai, ở đâu

Nếu nên thêm thông tin thì liên hệ ai

trao đổi RFP chuẩn bị cho proposal

Buổi RFP càng chi tiết thì Agency càng chuẩn bị được proposal hoàn hảo

RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp) để tìm kiếm các Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp thêm phù hợp cho sự kiện.