Để một event hoàn hảo nên là sự tổng hợp của những yếu tố khác nhau. Ngoài việc sắp xếp địa điểm, một số người tham gia thì người thực hiện cần nên cân nhắc tới rất nhiều yếu tố khác. Trong đó, yếu tố thời gian là một trong các yếu tố cực kỳ chủ yếu để event diễn ra đúng như kế hoạch.

Một trong các rủi ro mà nhà thực hiện sự kiện nên lưu ý đó là trong thời gian bạn chọn có sự kiện nào khác diễn ra không? nếu như có thì sự kiện đó có liên quan gì tới event bạn dự định thực hiện hay không? Ngoài ra ảnh hưởng của mùa cũng ảnh hưởng không nhỏ nên bạn phải dự liệu điều này ngay từ lúc lên kế hoạch.

cong ty to chuc su kien tat nien

Trước hết là yếu tố thời tiết và “mùa” trong năm

Thường thì mùa cưới là từ tháng chín đến tháng giêng là thời gian có các đám cưới diễn ra; tháng của lễ hội là tháng hai và tháng ba. Bạn phải quan tâm đến một số vấn đề như thế nào khi quyết định tổ chức một sự kiện. Bên đó thì yếu tố thời tiết, vào thời điểm bạn dự định tổ chức event thời tiết nóng hoặc lạnh, mưa hoặc là nắng; và điều kiện từ phía nhà cung cấp là như thế nào, có đáp ứng được với thời tiết đó hay là không.

sự kiện bạn thực hiện là thuộc loại hình nào, khách mời là một số người như thế nào

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Đối với việc thực hiện nhiều sự kiện giới thiệu sản phẩm, hội thảo thì nên thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu dùng. Cụ thể, đối với một vài mặt hàng như xe ô tô thì mọi người thường thực hiện một số lễ mô tả vào mùa thu, thường vào thời gian này là thời điểm để nhiều nhà sản xuất và nhà phân phối gặp nhau để miêu tả về một số kiểu dáng và công nghệ xe mới.

Đối với sản phẩm là quạt, máy điều hòa thì mô tả vào đầu mùa hè, thời điểm bắt đầu của nhu cầu sử dụng đa số thiết bị làm mát không khí.

Đối với thời trang thì thường tổ chức mô tả vào đầu thu, lúc này là lúc bắt đầu “mùa” mua sắp cho dịp cuối năm.

Đối tượng khách mời: Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ event và khách tham dự. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, đa số dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị ưu việt cho những người tham dự.

Chẳng hạn đối với khách sạn có một vài phòng trống, người tổ chức event có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham gia như:

– Lễ đón tiếp nhận phòng

– Thêm các tiện nghi trong phòng hay quà

– Đăng ký phòng nghỉ sớm