Tất nhiên rồi, tất cả đa số vấn đề liên quan đến tiền bạc đều không hề dễ dàng chút nào. Đối với việc dự trù kinh phí cho một event cũng không ngoại lệ, và nó lại càng “khó nhằn” với các sự kiện diễn ra trong thời gian dài và quy mô lớn. Nhiệm vụ của bạn là làm sao cho mọi điều nên thật tốt nhất, đa số quyết định quan trọng phải thật nhanh và chính xác nhưng một số chi tiết nhỏ cũng nên thật chu toàn.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Thực sự, rất nhiều bạn mới “dấn thân” vào con đường thực hiện sự kiện thì việc dự trù kinh phí là một khâu mà bạn nên dành đa số thời gian cũng như là công sức. Nếu bạn để sót hạng mục thì bạn sẽ bị thiếu hụt ngân sách và sẽ cho khách hàng thấy sự không chuyên nghiệp của bạn, điều này thì thật không hay một chút nào.

Bạn nên dự trù làm sao cho số tiền đưa ra là một sự dự trù tối thiểu nhưng cũng nên đáp ứng đủ chi phí thiếu hụt đối với các khoản phát sinh sau đó. Không chỉ với những sự kiện lớn mà một số sự kiện nhỏ cũng rất cần việc dự trù kinh phí. Vậy làm sao thể có một bản dự trù kinh phí như vậy? Sau đây là một số gợi ý.

công ty tổ chức tất niên

Hãy chú ý đến Proposal

Bạn nhất định phải nghiên cứu thật kỹ Bảng kế hoạch của event đó, có như vậy bạn mới có thể biết được chúng ta nên chuẩn bị cho đa số tiết mục nào. những bạn rất chủ quan bỏ qua không đọc kỹ nên vô tình dự trù thiếu soát đa số hạng mục quan trọng. điều này thật không đáng có, và hậu quả là bạn không có ngân sách cho mục này rồi đấy.

Bước kế tiếp, người làm event phải liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho việc thực hiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà các hạng mục sẽ được định là như thế nào cho phù hợp.

Ngoài ra, đa số event mà người muốn tổ chức thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Khi đó, bạn nên biết “Liệu cơm gắp mắm”. nếu như ngân sách thiếu hụt, chúng ta nên rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ một vài khoản có mức độ nên thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.

Một yếu tố quan trọng khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện”. Một sự kiện luôn có thể phát sinh những việc chúng ta không lường trước được. Vì vậy, khoản dự phòng này giúp đỡ người làm event hạn chế một số rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng event.