Với năng lực hiện ở của một vài đơn vị tổ chức event Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả đa số thiết bị, vật dụng cho một chương trình thực hiện event. Và các đơn vị thực hiện event sẽ chọn cách thức hay thuê ngoài hay tự thuê mướn. các người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành một số thiết bị đó là cách thức để tiết kiệm chi phí cho event. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất nhiều điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

cong ty to chuc su kien tat nien

Hầu như với tất cả nhiều hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý event hoàn chỉnh hơn. Trong số nhiều dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có một số hạng mục được thuê ngoài một vài, cụ thể:

Vấn đề con người, nhân sự: Một team tổ chức chương trình sẽ có các người thực hiện và chịu trách nhiệm chính và đa số người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hay là đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê nhiều bạn PG cho event đó. Và để đa số bạn PG làm tốt nhiệm vụ của bản thân tại sự kiện, bạn hay là đồng nghiệp của bạn sẽ phải làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất lớn. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình tổ chức chương trình chẳng hạn.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Và bạn còn phải nhân lên rất lớn thời gian “lãng phí” này vì bạn không nên chỉ làm việc với nhóm PG mà còn phải làm việc với các ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay bởi vì nên “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ đến đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp nào đó và chú tâm vào một vài việc khác chủ yếu hơn để đảm bảo hoàn hảo cho sự kiện.

Trang thiết bị

Trang thiết bị thực hiện sự kiện có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong những event có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… đa số vật dụng này thường đa số công ty thực hiện sự kiện không có sẵn mà buộc nên đi thuê mướn. một vài nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển một vài thiết bị, và người thực hiện event sẽ không nên bận tâm đến việc vận hành đa số thiết bị này nếu như khám phá được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng vì đây là hạng mục quan trọng và mất không hề ít thời gian.