Sự kiện họp báo, hội nghị có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với doanh nghiệp tại vì khi thực hiện event này tốt đẹp sẽ đem tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác nhau. Vì thế hầu hết những doanh nghiệp đều chú trọng đến công tác chuẩn bị và tổ chức cho sự kiện này để nó được diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp hoàn hảo, góp phần vào quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Tổ chức Tết trung thu cho thiếu nhi

Dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn những bước để tổ chức event họp báo, hội nghị bạn có thể tham khảo và áp dụng vào thực tế.

Đầu tiên là xác định chủ để sau đó lên kế hoạch thực hiện sự kiện

Bước này là bước chủ yếu nhất bởi do đây là tiền đề để thực hiện đa số bước tiếp theo. Sau khi đã xác định được đích đến cũng như chủ đề của event thì mới có thể làm đa số việc tiếp theo như lựa chọn phong cách thiết kế cho sự kiện, cần phải sử dụng những loại bàn ghế nào, đối tượng khách mời tham gia sự kiện gồm đa số ai, số lượng là bao nhiêu, như vậy có phù hợp với không khí của sự kiện hoặc là không.

Thông thường thì hầu hết sự kiện như thế này đều có không khí trang nghiêm, lịch sự vì hội nghị thì nên có sự trao đổi cũng như di chuyển qua lại giữa các dãy bàn với nhau. Sau khi đã xác định được chủ đề của buổi tiệc thì việc tiếp theo nên làm là lên kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm những thông tin như đích đến của event, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức như thế nào, kinh phí cần thiết để tổ chức là bao nhiêu, kịch bản của chương trình, lên kế hoạch khách mời.

Thứ hai là công tác chuẩn bị cho event

event này đòi hỏi phải chuẩn bị hoàn chỉnh những việc như truyền thông, quảng cáo, in ấn tài liệu, poster, thư mời. Bên cạnh đó còn phải chuẩn bị cho việc trang trí cho không gian của phòng họp như khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất một việc nữa vô cùng chủ yếu là bạn nên chuẩn bị các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, tea break khi cần thiết cho khách mời.

tổ chức lễ khai trương showroom

Thứ ba là tiến hành tổ chức sự kiện

Khi buổi lễ sắp đầu bạn cần chuẩn chị công tác đón tiếp khách mời đại biểu nhiệt tình sau đó tiến hành phát tài liệu và hướng dẫn khách mời ngồi vào đúng vị trí của mình. Khi kết thúc buổi họp báo bạn nên bố trí người ghi lại biên bản của hội nghị, hội thảo cũng như các ý kiến của ban chỉ đạo của cấp trên.