Sự kiện nào cũng vậy khi tổ chức bạn phải tuân thủ theo một quy trình chi tiết, có như thế bạn mới có thể hạn chế bớt những nguy cơ thất bại có thể xảy ra trong quá trình tổ chức. Sự kiện đấu thầu cũng thế bạn phải tuân thủ theo quy trình như vậy bạn mới có thể tổ chức thành công, đem đến sự hài lòng cho khách hàng khi tham gia.

to chuc tet trung thu cho cac be

Vậy event đấu thầu được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Xác định quy trình tổ chức như thế nào?

Đây là quy trình thường được bất kỳ tổ chức đại diện nào, ở bất kỳ cấp nào, họ có trách nhiệm chọn đơn vị nào sẽ thực hiện một event và yêu cầu mỗi tổ chức đối thủ cung cấp đề xuất chi tiết phương pháp thực hiện sự kiện. Mục tiêu chính của quá trình đấu thầu là: Đưa ra đề xuất thầu và đệ trình tài liệu cho cơ quan lựa chọn trước ngày yêu cầu. Từ đó các đơn vị thực hiện có thể trả lời những câu hỏi của người lựa chọn.

Lên kế hoạch chi tiết cho event

Điều bạn cần làm là chuẩn bị hồ sơ sự kiện để người đọc hồ sơ có thể biết về những địa điểm thích hợp thực hiện sự kiện của họ. Hồ sơ nên đưa ra những cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm đó. Cần có các diễn tả chi tiết khán giả sẽ thích gì, cần gì. Từ đó lồng ghép vào trong hồ sơ địa điểm gợi ý sẽ đáp ứng được những nội dung gì khán giả mong muốn. Đừng quên những địa điểm công cộng, bãi đỗ xe để khán giả có thể dễ dàng đến địa điểm đó, kể cả là người đi bộ, người sử dụng phương tiện cá nhân hay phương tiện công cộng. Chuẩn bị chương trình event về ngày tháng tổ chức.

Chuẩn bị ngân sách tổ chức sự kiện

Tổ chức đấu thầu cho event này nên dự thảo ngân sách chi tiêu có thể có. Việc dự toán rất cần thiết, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tầm nhìn của đơn vị đấu thầu. Đồng thời giúp nhà lựa chọn cân nhắc, định vị được nên chọn đơn vị nào phù hợp với ngân sách họ đang có.

tổ chức lễ khai trương showroom

Đồng thời nhà thầu cũng có thể thu lãi bằng việc bán nước, quầy đồ ăn tự động,… các hình thức thu nhập này nên được phản ánh trong ngân sách trong đề xuất event. Bạn cần chuẩn bị phần mục đích trong hồ sơ event bởi lẽ tài liệu này có thể được xem bởi khá nhiều bên có liên quan.
Bài viết khác cùng Box