Mục tiêu của một phần mềm hệ thống thông tin nguồn nhân lực là thu thập dữ liệu và làm cho nó dễ dàng truy cập. HRIS thường thu thập và quản lý dữ liệu nhân viên: tên, địa chỉ, số an sinh xã hội hoặc số nhận dạng tương đương, thông tin thị thực và hồ sơ về người phụ thuộc.

Phạn mềm quản trị nhân sự cũng có thể cung cấp các tùy chọn tự phục vụ cho nhân viên để yêu cầu hoàn tiền hoặc nộp đơn xin trợ cấp. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian nhân sự dành cho các nhân viên khác của bạn và thường xử lý các yêu cầu nhanh hơn.

Lợi ích nổi bật
Tầm quan trọng và lợi ích của việc có phần mềm nhân sự trong một tổ chức là nó giúp cho việc tìm kiếm và quản lý thông tin dễ dàng hơn cho HR, điều này cũng có lợi cho các nhân viên mà họ làm việc cùng.

Tổ chức: Với tất cả thông tin trong một cơ sở dữ liệu, HR sẽ dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần hơn, theo dõi cách xử lý và cập nhật thông tin khi cần thiết.
Độ chính xác: Nếu HR phải chuyển thông tin giữa nhiều hệ thống phần mềm hoặc phần mềm và tệp giấy, lỗi chắc chắn sẽ xuất hiện. Sử dụng một hệ thống duy nhất sẽ loại bỏ vấn đề đó. Khi nhiều chức năng được tự động hóa, sẽ ít có nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, điều này cũng giúp giảm lỗi.
An ninh: Các tập tin giấy rất dễ truy cập, ngay cả bởi những người không có quyền đối với thông tin. HRIS có thể hạn chế quyền truy cập vào những người cần biết.



Tiết kiệm thời gian: Thời gian tích lũy và số dư chưa sử dụng sẽ dễ dàng và nhanh hơn để theo dõi và điều chỉnh với máy tính so với bảng tính.
Tuân thủ: Các nhà cung cấp HRIS tốt giữ cho phần mềm được cập nhật để tuân thủ các quy định của chính phủ có liên quan.
Sự hài lòng của nhân viên: Nhân viên càng dễ dàng đối phó với nhân sự và có được thông tin như số dư PTO của họ, họ sẽ càng hạnh phúc hơn khi làm việc cho bạn.
Báo cáo và phân tích
Một mục tiêu khác của hệ thống thông tin nguồn nhân lực là giúp HR dễ dàng tạo báo cáo theo các định dạng khác nhau, chẳng hạn như lưới chín hộp hoặc sơ đồ tổ chức được hiển thị tự động. HRIS cũng có thể đơn giản hóa việc phân tích số lượng nhân viên, doanh thu, thời gian lên tàu và các số liệu quan trọng khác.
Tính năng chính
Các gói phần mềm HRIS không giống nhau vì các công ty không giống nhau. Nhu cầu nhân sự của một tập đoàn quốc tế và một doanh nghiệp địa phương với hàng tá nhân viên không giống nhau. Một doanh nghiệp chỉ có một vài nhân viên có thể không cần HRIS cho đến khi nó phát triển.


Tuy nhiên, có một số tính năng phổ biến đối với hầu hết HRIS:
  • Theo dõi người xin việc
  • Lên tàu
  • Theo dõi thời gian và tham dự
  • Tạo báo cáo
  • Phân tích dữ liệu
  • Quản trị lợi ích
  • Lương bổng
  • Quản lý học tập
  • Theo dõi đào tạo
  • Hiệu suất thẩm định

Một số nhà cung cấp không cung cấp quản lý tiền lương trong HRIS hoặc bán nó dưới dạng một hệ thống riêng biệt tích hợp với phần mềm còn lại. Một số hệ thống có tất cả các tính năng nhưng không quản lý tất cả hoặc bất kỳ tính năng nào một cách hiệu quả. Nghiên cứu phần mềm trước khi mua.
Mua phần mềm nhân sự
Để tận hưởng tầm quan trọng và lợi ích của việc có phần mềm trong một tổ chức, bạn sẽ cần mua sắm một cách khôn ngoan và sau đó thấy rằng nhân viên và nhân sự của bạn nhận được số dặm tối đa khi mua hàng.
Bất cứ tính năng nào phần mềm nhân sự cung cấp, hãy sử dụng chúng. Di chuyển dữ liệu nhân sự của bạn sang hệ thống mới để bạn có thể tận dụng các tính năng quản lý dữ liệu. Một phần của mua sắm khôn ngoan là chọn đúng nhà cung cấp. Nhà cung cấp lý tưởng là người sẽ giúp bạn sử dụng toàn bộ hệ thống, ví dụ, bằng cách cung cấp cho nhóm của bạn bất kỳ khóa đào tạo nào họ cần. Họ cũng nên sẵn sàng cập nhật và cải thiện HRIS của họ.
Bài viết khác cùng Box