Ngày khai trương quán cafe Acoustic (Quận 3), những vị khách đã không khỏi ấn tượng khi mở tấm thiệp mời do chủ nhân của quán gởi đến: Chỉ là 1 đoạn văn tản mạn về phong cách của quán, tuyệt nhiên không có một thông báo nào về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện. Nhưng khi gấp tấm thiệp vào, ở những chỗ có đục lỗ ngoài bìa thiệp, người ta nhìn thấy tất cả thông tin cần thiết cho việc tham dự bữa tiệc, bởi lẽ trong đoạn văn đã khéo léo lồng ghép những thông tin đó rồi. Đó là cách mà một quán cafe dành cho dân quảng cáo tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng của mình.
Sự kiện đã có concept, có theme và những kế hoạch thực hiện để chuyển tài thông điệp. Tuy nhiên cách thông báo về sự kiện lại là một nhân tố cực kỳ quan trọng thuyết phục những người tham dự. Thiệp mời tham dự sẽ giúp chúng ta thực hiện việc hé mở thông điệp của sự kiện tới những người tham dự.
Hình thức thể hiện thiệpHình thức phổ biến nhất của một tấm thiệp là được trình bày trên ... giấy, có thể là giấy hình chữ nhật, hình vuông, hình tròn hoặc cấn bế tạo hình đặc biệt.
Một số loại thiệp được trình bày trên những chất liệu đặc biệt như mảnh da thú, tấm liễn... Một số được để vào những vật dụng đặc biệt như công ty Dutch Lady để thiệp mời tham dự tiệc Giáng sinh của họ trong chiếc giày của ông già Noel may thời gian giao hàng, chất lượng in… để nếu phát sinh (nhầm thông tin, in xấu, lệch màu logo công ty, không đúng quy chuẩn) thì phải có phương thức xử lý kịp thời. Đặc biệt trong nhiều chương trình có nhà tài trợ, có khi in xong mới có thêm nhà tài trợ đăng ký. Điều này khiến người tổ chức hoặc cần phải in lại thiệp hoặc dán thêm logo để thực hiện quyền lợi tài trợ.Chất liệu in thiệp và phương pháp in thiệpThiệp mời là bộ mặt của sự kiện cho nên việc chọn chất liệu vô cùng quan trọng. Chất liệu tạo thiệp mời rất phong phú tùy theo ý tưởng và mong muốn của người tổ chức sự kiện .Đối với những sự kiện phổ thông, những tấm thiệp in offset trên các loại giấy phổ biến như Fort, Couche nếu phối hợp với design đẹp cũng đủ tạo ấn tượng với người tham dự. Tuy nhiên, ở những sự kiện mang tính sang trọng, muốn thể hiện đẳng cấp của nhà tổ chức, chẳng hạn một buổi Thiệp mời khai trương tòa nhà Cotecons được in ép kim màu bạc trên giấy mỹ thuật màu trắng
Thời gian in thiệp thường từ 2 ngày tới 5 ngày, nhưng phòng khi nhà in kẹt nhiều đơn hàng, nhất là những dịp cao điểm như mùa cưới, mùa Tết... chúng ta nên dành một khoảng thời gian tương đối dài hơn để sắp xếp việc in thiệp. Nếu thiệp được chuyển sát ngày diễn ra sự kiện, chúng ta có nguy cơ gởi thiệp quá cận ngày hoặc không gởi kịp thiệp tới tay người tham dự, cho nên việc thiết kế và in thiệp cần được ưu tiên thực hiện với một khoảng thời gian tương đối rộng rãi.Gởi thiệp mời cho người tham dựKhách mời thường có ấn tượng tốt với những giấy mời mà tên viên mình tham gia công tác đoàn của trường nên thường xuyên tham gia tổ chức các chương trình văn nghệ, khai mạc tổng kết các cuộc thi cho sinh viên của trường, dần dần trở thành cựu cán bộ đoàn. Đến khi vừa ra trường thì được một cô trong ban chấp hành đoàn trường giới thiệu về một công ty truyền thông để làm tổ chức sự kiện và sự nghiệp Event của mình bắt đầu từ đó.Sau này mình chuyển qua làm marketing ở một công ty lớn với lương cao hơn, nhưng mình lại nhớ những năm tháng lăn lộn vất vả với nghề Event mà được vùng vẫy trong niềm yêu thích của mình, vì vậy mình quyết định nghỉ việc và quay trở lại nghiệp Event (cười).Đoàn Minh TuấnĐoàn Minh Tuấn: Tôi trưởng thành từ công tác ĐoànAnh Duy: Trước đây mình học Marketing nhưng nên cũng hay tham gia các hoạt động event trong trường, rồi tham gia Câu lạc bộ YoungPR một thời gian, CLB thường xuyên tổ chức những sự kiện nội bộ và một số dự án cho khách hàng, và hầu như sự kiện nào mình cũng tham gia. Tiếp tục sang năm thứ 2, thứ 3 đại học thì đi làm bắt đầu với một công ty lĩnh vực game online vào đúng thời điểm thị trường game online bắt đầu những bước đi đầu tiên. Khi đó, mình làm phòng marketing và được tiếp cận rất nhiều những thông tin, hình ảnh cũng như chương trình event của các đối tác nước ngoài, bản thân cũng được tham gia một vài sự kiện ra mắt game online ở nước ngoài, khi đó mình thực sự thích thú và cảm thấy muốn gắn bó với nghề.Song song với thời gian đó, mình tham gia một câu lạc bộ ngành PR, các thành viên CLB thường hay có những dự án giới thiệu về cho CLB thực hiện nhằm xây dựng ngân sách hoạt động. Mình cùng một số thành viên sau đó quyết định thành lập Ban quản lý dự án chuyên nhận các dự án tổ chức sự kiện đem lại lợi nhuận cho Câu lạc bộ, hoạt động như vậy được hơn 1 năm với khá nhiều dự án dạng freelance đáng kể. Sau này khi CLB giải thể, mình quyết định nghỉ luôn việc ở công ty game online và bước ra thành lập một công ty tổ chức sự kiện khi mới 24 tuổi, và thật may mắn, nó vẫn tồn tại vững vàng tới ngày hôm nay.Bạn có thể chia sẻ một vài kỷ niệm hay thành công, thất bại đáng nhớ trong quãng đường làm thì tối, mà mưa gió bão bùng nữa, đến khi dán tên lên các gian hàng cũng không được đẹp như ý muốn và một phần vì mưa gió nên dán có cái được cái không nhưng cuối cùng tụi mình cũng cố gắng dán tới tối muộn để xong hết. Từ đó mình rút kinh nghiệm khi làm việc thì chất lượng chương trình là trên hết, đừng vì ham rẻ mà tự hủy hoại chương trình của mình, và thứ hai là nếu mình biết phán đoán và làm việc có kế hoạch thì đã không phải tốn thời gian và công sức cho những công việc đó.Kỷ niệm vui là trong một chương trình ca nhạc ở một vùng xa thành phố, chỉ trong thời gian rất ngắn là 4 ngày team mình phải vất vả chuẩn bị một chương trình tương đối lớn. Còn nhớ hôm đó gặp khách hàng xong và khảo sát địa điểm thì lúc đó cũng đã khuya rồi, nhưng thời gian chuẩn anh trong cùng 1 CLB, từ đó anh đã trở thành một người bạn, một người anh, kiên trì chỉ bảo cho mình từ những ngày còn là đứa sinh viên non nớt về kinh nghiệm công việc lẫn ứng xử, chỉ nhờ đi theo phụ việc trong những event của anh cũng đã giúp mình trưởng thành lên nhiều. Đó là anh Hoàng Văn Trang, hiện giờ là giám đốc công ty Zoom Media, một agency có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các nhãn hàng mỹ phẩm.Anh Tuấn: Có cơ hội tiếp xúc làm việc với sếp cũ, anh Hà Duy Trung, Giám đốc công ty Điểm người xem như thể là đang lơ lửng trong không khí. Vì đây là hình ảnh ảo được tạo bởi máy chiếu nên nó trong suốt và bạn có thể đi xuyên qua được.Chiếu hình hologram
Chiếu holographic trong buổi biểu diễn thời trangHình ảnh nào cũng có thể chiếu được bằng máy chiếu holographic, miễn là hiển thị được trên máy tính, màn hình LCD… nhưng để tạo ra những hiệu ứng đẹp và trông như thật, tốt nhất là những hình 3D có thể xoay được nhiều chiều như hình được xử lý bởi các phần mềm đồ họa 3D như Maya hay 3D Max. Hình nên có nền tối màu và độ tương phản cao, khi chiếu lên sẽ làm nổi bật hình ảnh cần thể hiện. Hình Đầu DVD hoặc laptop để vận hành hình ảnh được chiếu
Một sân khấu được set up với phông tối màu và ánh sáng phù hợp
Đây là đoạn clip mô tả cơ cấu hoạt động của máy chiếu hologram
Khi thuê mướn dịch vụ chiếu holographic, nhà Công ty tổ chức sự kiện cung cấp dịch vụ sẽ sắp đặt máy móc, thiết bị và yêu cầu những hình ảnh phù hợp cho việc chiếu hình hologram.
Sử dụng bánh kẹo để trang trí là một ý tưởng thật tuyệt vời. Bánh kẹo mang lại cảm giác ngọt ngào, không khí lễ hội cho Event, đặc biệt là trong tiệc sinh nhật, đám cưới, ngày Valentine, Halloween hay các sự kiện dành cho thiếu nhi.kẹo trang trí eventBánh kẹo có rất nhiều loại, màu sắc và hình dáng đa dạng, dễ trang trí, cho bạn thỏa sức thể hiện đam mê và sáng tạo. Hơn nữa bánh kẹo còn có thể ăn được nên đặc biệt thích hợp cho tiệc ngọt hay buffet, nơi bạn có thể bố trí những bàn tiệc đầy ấn tượng. Sau đây là một vài gợi ý giới thiệu cách trang trí bánh kẹo trong tham dự hẳn sẽ tò mò quan sát và liên tục trầm trồ. Bạn không mất gì nhiều ngoài một chiếc khuôn hoặc một nghệ nhân điêu khắc có bàn tay khéo léo, chi phí cho việc này nhiều khi còn thấp hơn việc đặt làm một mock up (mô hình) bằng xốp hay thạch cao.mô hình mock up trang tríThậm chí bạn có thể tạo hình logo của công ty, sản phẩm và lồng vào rau câu nữa, thật không có gì ấn tượng bằng món quà nhỏ phát lúc ra về cho khách lại là chiếc bánh rau câu xinh xắn với logo công ty bạn trên đó.3. Trang trí bánhNhững chiếc bánh donut nhiều màu sắc, những chiếc cookies giòn tan hay cupcake xinh xắn sẽ là những gợi ý tốt cho Event của bạn. Bạn còn có thể tạo hình logo công ty trên phần bánh làm quà tặng cho từng khách hàng, những món quà này rất phổ biến trong các sự kiện trên thế giới nhưng ở Việt Nam nó còn khá mới, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể đặt hàng những chỗ sản xuất bánh làm ra loại bánh có logo này.nhất nhau từ trước. Ngay tối hôm đó, Công ty đã kịp tuyển thêm một bạn có kinh nghiệm vào đúng vị trí. Với kinh nghiệm của bạn này, cùng với sự hỗ trợ tích cực của các thành viên khác trong nhóm đã giúp cho bạn này nhanh chóng thích ứng và nắm bắt được nội dung chương trình góp phần tạo nên thành công của chương trình. Nguyên cả team đã bị một phen hú vía.Chị Lệ Hằng - chuyên viên
truyền thông của tập đoàn THACOChị Hằng: Trong một lần làm chương trình cộng đồng cho khách hàng của Sóc Sơn, Team của chúng quyết nội bộ.Chị Loan: Mình tham gia nghề event chưa lâu, hơn nữa, nghề event là nghề luôn biến động và luôn có những tình huống bất ngờ xảy ra. Mình cũng không có nhiều kinh nghiệm cá nhân để chia sẽ cho các bạn cả, chỉ có ngẫm ra một số vấn đề nhỏ:
Mình khá xem trọng tính hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau Thuê âm thanh của các cá nhân trong nhóm. Một cá nhân riêng lẻkhông thể tạo nên thành công lớn. Có những lúc công việc sẽ rất nhiều và bản thân bạn sẽ chịu áp lực nhưng nếu có đồng đội động viên và hỗ trợ lúc cần thiết mình nghĩ áp lực không là gì cả và tình cảm của các cá nhân trong nhóm lại càng gắn bó hơn. Hãy quan tâm đến đồng đội của bạn và hỗ trợ nếu bạn có thể vì một mục tiêu chung là tổ chức chương trình thành công.
Trong lúc chương trình đang chạy sẽ có lúc có tình trạng người này quát tháo người kia vì công việc chưa hoàn thành hoặc nói chuyện hơi to tiếng một xíu…. Quan trọng lúc này là các cá nhân nhường nhịn nhau và bỏ qua cho nhau mọi chuyện nhỏ nhặt và cùng tìm cách để hoàn thành công việc. Có như vậy, mới đảm bảo được tính xuyên suốt của chương trình và trong những chươngnhiệm cho họ cũng cần phải khéo léo. Có một bộ phận các bạn đi làm hiện nay hoa mĩ hóa ngành này, dẫn đến hiện tượng ngại làm, nhưng thực ra chuyện này vô cùng bất lợi khi làm việc trong ngành này.Tôi luôn trao đổi trực tiếp và thẳng thắn với những nhân sự của mình, đó là cách để chúng tôi hiểu nhau hơn, giúp các bạn tiến bộ và tăng hiệu qua công việc.Anh Sơn và nhân sự trong một chương trình anh cung cấp.Hiện nay có rất nhiều nguồn cung cấp nhân sự hỗ trợ event nhưng thường các bạn trẻ đi làm không nắm được mức lương, quyền lợi, nghĩa vụ, v…v… dẫn đến tình trạng khá hỗn loạn và phức tạp từ việc lương của họ thường bị cắt xén quá mức, hay bị bóc lột, cũng như đội ngũ làm công việc này không có đủ kiến thức và kĩ năng cần thiết. Anh nghĩ sao về vấn đề này và phương pháp khắc phục?Thật sự đây là một vấn đề không phải là từ bây giờ mà vào thời điểm trước đây. Bắt đầu bùng nổ vào năm 2005, ngành event thu hút rất nhiều nhà cung cấp, công ty quảng cáo “lấn sân” cũng như khối lượng Thuê bàn ghế đám cưới những doanh nghiệp event, quảng cáo, v…v… mọc lên như nấm. Và hơn thế nữa là những nhân sự làm event, họ bắt đầu nổi lên thành lập công ty cho riêng mình và cạn.
Bài viết khác cùng Box